Non-Verbaal Schrijven
Ken je dat. Je schrijft een mailtje terwijl je eigenlijk liever persoonlijk en face to face de boodschap wilt overbrengen. De boodschap is kort en krachtig maar je weet dat er een non-verbaal onderdeel mist, als je de mail hebt verstuurd, en de lezer het bericht tot zich neemt.
De boodschap kan helemaal verkeerd overkomen, en het vertrouwen dat de lezer de inhoud verkeerd interpreteert is groot. Liefst wil je ook zien hoe de gelaatsuitdrukking is. Voor hetzelfde geld klikt hij of zij het bericht, na het lezen van de eerste regel, al weg en verzuimd de laatste woorden tot zich te nemen.
Hoe ga je dan te werk bij het schrijven van zo’n mail in het besef dat het non-verbale aspect hier geen enkele vorm van waarde heeft. Je moet dus in het mailtje een vorm weten te vinden zodat de boodschap, hoe vervelend ook, geen onverwachte reactie veroorzaakt.
De begroeting.
Om te voorkomen dat de lezer de mail verwijderd voordat hij of zij ook de laatste zin heeft gelezen dien je al de juiste aanhef te kiezen. Zo heb je “hallo” en “Beste”. Je voelt hem al, de onpersoonlijkheid straalt er van af en is al genoeg reden voor de lezer “ja dag hè” te zeggen. Een klikje en hij of zij heeft al een last minder om te dragen. Het mailtje is uit beeld en de boodschap is niet overgekomen. Ik kies vaak voor “Hey” of “Hoi Hoi” omdat het vrolijk klinkt. Let wel, de opening is verraderlijk en je moet dus voorkomen dat de lezer na het lezen van het hele bericht het vertrouwen volledig is kwijtgeraakt bij een volgende mail met deze aanhef.
De eerste zin:
“ik zou je graag even over het volgende willen mailen” is een mooi voorbeeld. Oh fuck is waarschijnlijk de reactie, en ….. je raad het al, klik weg is het resultaat. Beter is het toch maar eerst even vriendelijk met iets anders te beginnen. “Hey man, hoe gaat ie” klinkt al wel beter toch?
De boodschap:
Er is natuurlijk geen ontkomen aan. Die boodschap wil je kwijt. Kort door de bocht dan maar, recht voor z’n raap. Leuk is het toch niet. Kort en krachtig, iets waar ik niet goed in ben, is een oplossing, maar door het gebrek aan de non-verbale uitingen kan dat tot gigantische uitbarstingen leiden. Mail wisselingen tot st’ Juttemis kunnen het gevolg zijn en herstel via mail, zoals we allemaal weten, gaat vaak niet lukken. Het draait er vaak op uit dat je uiteindelijk toch aan een ronde tafel gesprek moet deelnemen om de boel weer een beetje in het juiste perspectief te zetten. De ‘mea culpa’ methode is misschien wel een goeie methode. Eerst maar eens aangeven dat je het misschien niet goed hebt begrepen en daarom op de een of andere manier graag uitleg wilt. Pfff, het is een beetje lastig en weet je, ik weet het ook niet.
De afronding:
Als je het nog niet volledig verpest hebt, en de lezer nog steeds bij je is, kun je jezelf gelukkig prijzen. Maar het kan ook zijn dat je voorgoed een vriend kwijt bent. De afronding is dus cruciaal, Als de lezer echt ‘pissed off’ is dan kun je het met de afronding nog wel redden. Een vraag stellen is in mijn ervaring een prettige en afdoende methode. “ik hoop dat je niet boos bent maar als je dat wel bent laat het me dan ajb weten please please please”. Tikje overdreven maar ach 
De ondertekening:
Tja, de lezer is tot het einde gekomen, en is ernstig teleurgesteld. Misschien is hij of zij zelf ook bang dat de relatie over is en is bijzonder verdrietig. Misschien denkt hij of zij wel, als de “houdoe” niet klopt dat is het klaar vuile ….%^$%. Geen ramp dus, nog niks is verloren. Met non-verbaal schrift is er nog een hoop te herstellen. Groet, doei of Dag zijn dodelijk, laat staan alleen je naam. Rond gewoon lekker af met Greetz, Groetjes of liefs.
Oeh, maak ik het nu te ingewikkeld. Ik denk het eigenlijk wel.
Groet, uhhh, doei, nee Dag of beter Groetjes? Weet je, vergeet dat mailen, ga lekker met elkaar uit eten!
Liefs Huub
Aan de inhoud van dit verhaal kunnen geen rechten worden ontleend, resultaten uit het verleden geven geen garantie voor de toekomst.
